Wydział Organizacyjno-Prawny (OP)

Wydział Organizacyjno–Prawny (OP) wykonuje zadania własne miasta dotyczące w szczególności:

1. prowadzenia całokształtu spraw osobowych pracowników, w tym:
   1. dokumentowanie i prowadzenie akt osobowych prezydenta, zastępców prezydenta, sekretarza, skarbnika oraz pracowników urzędu,
   2. dokumentowanie i prowadzenie akt osobowych kierowników miejskich jednostek organizacyjnych z wyłączeniem kierowników jednostek oświatowych i zespołu żłobków oraz osób zarządzających i członków organów zarządzających gminnych osób prawnych;
2. planowania i realizacji wydatków osobowych oraz racjonalnego gospodarowania kadrami i funduszem płac, prowadzenia dokumentacji płacowej,
3. prowadzenia spraw związanych z systemem ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych, Funduszem Pracy, Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Pracowniczymi Planami Kapitałowymi i realizacji obowiązków płatnika składek i podatku dochodowego od osób fizycznych zatrudnionych w ramach stosunku pracy;
4. prowadzenia spraw wynagrodzeń i zasiłków z ubezpieczenia społecznego;
5. prowadzenia ewidencji zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego;
6. prowadzenia spraw płacowych związanych z umowami o pracę w tym:
   1. sporządzanie informacji rocznych o dochodach osiągniętych przez osoby pobierające emerytury,
   2. danych do deklaracji PIT–4R, PIT–11, PIT–40;
7. ewidencji i rozliczania czasu pracy;
8. kontroli dyscypliny pracy;
9. koordynowanie procesu szkolenia, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników;
10. opracowywania regulaminu pracy, regulaminu pracy zdalnej, regulaminu wynagradzania oraz regulaminu organizacyjnego;
11. prowadzenia rejestru i zbioru wydawanych przez prezydenta upoważnień i pełnomocnictw;
12. prowadzenia spraw związanych z praktykami uczniów szkół średnich i studentów oraz z przyjmowaniem bezrobotnych w celu odbycia stażu w urzędzie;
13. prowadzenia procedury naborów na stanowiska w urzędnicze, kierownicze stanowiska urzędnicze i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, o ile przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej;
14. prowadzenia i koordynowania spraw związanych z organizowaniem służby przygotowawczej dla osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym;
15. koordynowania i monitorowania spraw związanych z okresowym ocenianiem pracowników oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych z wyłączeniem kierowników jednostek oświatowych i zespołu żłobków oraz osób zarządzających i członków organów zarządzających gminnych osób prawnych;
16. prowadzenia dokumentacji z zakresu podróży służbowych pracowników;
17. wydawania legitymacji służbowych pracownikom;
18. współpracy ze służbą BHP w zakresie kierowania pracowników na badania okresowe;
19. współpracy z zakładową organizacją związkową w zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy;
20. obsługi posiedzeń zwoływanych przez prezydenta, z wyłączeniem posiedzeń zgromadzeń wspólników spółek prawa handlowego z udziałem miasta;
21. zapewnienia sprawnej pracy sekretariatu prezydenta oraz sekretariatu zastępców prezydenta;
22. prowadzenia spraw związanych z obowiązkiem składania oświadczeń prezydentowi, do złożenia których zobowiązane są osoby na podstawie obowiązujących przepisów prawa, z wyłączeniem kierowników jednostek oświatowych i zespołu żłobków oraz osób zarządzających i członków organów zarządzających gminnych osób prawnych;
23. prowadzenia rejestru skarg, wniosków i ewidencji spotkań mieszkańców z Kierownictwem Urzędu Miasta Piły oraz pieczą nad terminowym rozpatrywaniem skarg i wniosków;
24. prowadzenia rejestru petycji i sporządzenia zbiorczej informacji o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim, przekazywanej do zamieszczenia na stronie internetowej urzędu;
25. prowadzenia rejestrów i zbiorów zarządzeń Prezydenta Miasta Piły i zarządzeń kierownika Urzędu Miasta Piły;
26. przeglądu i stałego monitoring Kodeksu Etyki Pracowników Urzędu Miasta Piły;
27. prowadzenia książki kontroli zewnętrznych;
28. prowadzenie dokumentacji i ewidencji wniosków o udzielenie informacji publicznej zgodnie z ustawa o dostępie do informacji publicznej;
29. prowadzenia zbiorczego rejestru wystąpień oraz dokumentacji kontaktów podejmowanych przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową;
30. realizowania zadań związanych z tworzeniem, funkcjonowaniem i likwidacją jednostek pomocniczych (osiedli) w tym: organizacji i przeprowadzania wyborów oraz prowadzenia wykazu uchwał jednostek;
31. realizowania zadań związanych z ochroną danych osobowych, w tym m.in.:
    1. przygotowanie projektów upoważnień do przetwarzania danych osobowych i prowadzenie ewidencji osób upoważnionych,
    2. prowadzenie wykazu umów powierzenia danych osobowych,
    3. udział w aktualizacji polityki ochrony danych we współpracy z inspektorem ochrony danych,
    4. prowadzenie wykazu obszaru przetwarzania,
    5. prowadzenie wykazu programów, systemów, aplikacji informatycznych przetwarzających dane osobowe,
    6. prowadzenie Rejestru Czynności Przetwarzania i Rejestru Kategorii Czynności Przetwarzania;
32. prowadzenia spraw socjalnych pracowników w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

W zakresie zadań zleconych wydział odpowiedzialny jest za organizowanie przeprowadzania:

1. wyborów Prezydenta RP, wyborów do Sejmu RP i do Senatu RP, wyborów organów jednostek samorządu terytorialnego, wyborów do Parlamentu Europejskiego, referendów na terenie miasta Piły w zakresie zadań gminy;
2. narodowego spisu powszechnego ludności i mieszkań oraz powszechnego spisu rolnego na terenie miasta Piły w zakresie zadań gminy;
3. wyborów do Wielkopolskiej Izby Rolniczej.

W strukturze Wydziału Organizacyjno-Prawnego funkcjonuje Zespół Radców Prawnych (OPR), do którego zadań należy w szczególności:

1. świadczenie pomocy prawnej dla urzędu i rady;
2. opiniowanie pod względem prawnym aktów prawnych organów miasta;
3. opiniowaniu umów i porozumień zawieranych przez miasto;
4. udzielaniu porad i konsultacji dla poszczególnych komórek organizacyjnych;
5. wydawanie opinii prawnych;
6. wykonywanie zastępstwa procesowego przed sądami;
7. występowaniu w charakterze pełnomocnika przed innymi organami;
8. wykonywanie nadzoru prawnego nad egzekucją należności cywilno-prawnych i administracyjno-prawnych oraz współdziałanie w podejmowaniu czynności w zakresie postępowania egzekucyjnego, prowadzonego przez poszczególne komórki organizacyjne;
9. prowadzeniu czynności administracyjno–biurowych poprzez:
   1. zakładanie teczek akt spraw prowadzonych przez poszczególnych radców prawnych,
   2. prowadzenie rejestru opinii prawnych, spraw spornych.

Pracą Zespołu Radców Prawnych koordynuje radca prawny wyznaczony przez Prezydenta Miasta Piły.

W razie nieobecności koordynatora spowodowanej urlopem, chorobą, wyjazdem służbowym lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia obowiązków, koordynator powierza swoje obowiązki wyznaczonemu przez siebie radcy prawnemu.

W Zespole Radców Prawnych występuje stanowisko ds. postępowań spadkowych, właściwe do koordynowania zadań związanych z podejmowaniem i prowadzeniem postępowań spadkowych w stosunku do których istnieje prawdopodobieństwo nabycia spadku przez Gminę Piła oraz przyjęciem spadku wykonywanych w Urzędzie Miasta Piły.