Wydział Organizacyjno-Prawny (OP)

Wydział Organizacyjno-Prawny wykonuje zadania własne miasta dotyczące w szczególności:

1. prowadzenia całokształtu spraw osobowych pracowników, w tym:
   1. dokumentowanie i prowadzenie akt osobowych prezydenta, zastępców prezydenta, sekretarza, skarbnika oraz pracowników urzędu,
   2. dokumentowanie i prowadzenie akt osobowych kierowników miejskich jednostek organizacyjnych z wyłączeniem kierowników jednostek oświatowych i zespołu żłobków oraz osób zarządzających i członków organów zarządzających gminnych osób prawnych;
2. planowania i realizacji wydatków osobowych oraz racjonalnego gospodarowania kadrami i funduszem płac, prowadzenia dokumentacji płacowej,
3. prowadzenia spraw związanych z systemem ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych, Funduszem Pracy, Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, Pracowniczymi Planami Kapitałowymi i realizacji obowiązków płatnika składek i podatku dochodowego od osób fizycznych zatrudnionych w ramach stosunku pracy;
4. prowadzenia spraw wynagrodzeń i zasiłków z ubezpieczenia społecznego;
5. prowadzenia ewidencji zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego;
6. prowadzenia spraw płacowych związanych z umowami o pracę w tym:
   1. sporządzanie informacji rocznych o dochodach osiągniętych przez osoby pobierające emerytury,
   2. danych do deklaracji PIT–4R, PIT–11, PIT–40;
7. ewidencji i rozliczania czasu pracy;
8. kontroli dyscypliny pracy;
9. opracowywania polityki szkoleniowej oraz koordynowanie procesu szkolenia, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników;
10. opracowywania regulaminu pracy, regulaminu pracy zdalnej oraz regulaminu wynagradzania;
11. prowadzenia rejestru i zbioru wydawanych przez prezydenta upoważnień i pełnomocnictw;
12. prowadzenia spraw związanych z praktykami uczniów szkół średnich i studentów oraz z przyjmowaniem bezrobotnych w celu odbycia stażu w urzędzie;
13. prowadzenia procedury naborów na stanowiska w urzędnicze, kierownicze stanowiska urzędnicze i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, o ile przepisy szczegółowe nie stanowią inaczej;
14. prowadzenia i koordynowania spraw związanych z organizowaniem służby przygotowawczej dla osób podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym;
15. koordynowania i monitorowania spraw związanych z okresowym ocenianiem pracowników oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych z wyłączeniem kierowników jednostek oświatowych i zespołu żłobków oraz osób zarządzających i członków organów zarządzających gminnych osób prawnych;
16. prowadzenia dokumentacji z zakresu podróży służbowych pracowników;
17. wydawania legitymacji służbowych pracownikom;
18. współpracy ze służbą BHP w zakresie kierowania pracowników na badania okresowe;
19. współpracy z zakładową organizacją związkową w zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy;
20. opracowywania regulaminu organizacyjnego;
21. obsługi posiedzeń zwoływanych przez prezydenta, z wyłączeniem posiedzeń zgromadzeń wspólników spółek prawa handlowego z udziałem miasta;
22. zapewnienia sprawnej pracy sekretariatu prezydenta oraz sekretariatu zastępców prezydenta;
23. prowadzenia spraw związanych z obowiązkiem składania oświadczeń prezydentowi, do złożenia których zobowiązane są osoby na podstawie obowiązujących przepisów prawa, z wyłączeniem kierowników jednostek oświatowych i zespołu żłobków oraz osób zarządzających i członków organów zarządzających gminnych osób prawnych;
24. prowadzenia rejestru skarg, wniosków i ewidencji spotkań mieszkańców z Kierownictwem Urzędu Miasta Piły oraz pieczą nad terminowym rozpatrywaniem skarg i wniosków;
25. prowadzenia rejestru petycji i sporządzenia zbiorczej informacji o petycjach rozpatrzonych w roku poprzednim, przekazywanej do zamieszczenia na stronie internetowej urzędu;
26. prowadzenia rejestrów i zbiorów zarządzeń Prezydenta Miasta Piły i zarządzeń kierownika Urzędu Miasta Piły;
27. prowadzenia rejestru miejskich jednostek organizacyjnych oraz rejestrów i zbiorów ich statutów i regulaminów organizacyjnych;
28. przeglądu i stałego monitoring Kodeksu Etyki Pracowników Urzędu Miasta Piły;
29. prowadzenia spraw związanych z uiszczaniem składek członkowskich Gminy Piła w związkach i stowarzyszeniach;
30. prowadzenia dokumentacji związanej z kontrolami zewnętrznymi oraz współpracy w tym zakresie ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi urzędu;
31. prowadzenia spraw związanych z trybem wnioskowym udzielania informacji publicznych, o których mowa w ustawie o dostępie do informacji publicznej oraz ustawie o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego, we współpracy z komórkami organizacyjnymi urzędu;
32. realizowania zadań związanych ze zgłaszaniem wewnętrznych nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów w urzędzie;
33. prowadzenia zbiorczego rejestru wystąpień oraz dokumentacji kontaktów podejmowanych przez podmioty wykonujące zawodową działalność lobbingową;
34. realizowania zadań związanych z tworzeniem, funkcjonowaniem i likwidacją jednostek pomocniczych (osiedli);
35. realizowania zadań związanych z ochroną danych osobowych, w tym m.in.:
    1. przygotowanie projektów upoważnień do przetwarzania danych osobowych;
    2. przygotowanie projektów umów powierzenia danych osobowych;
    3. udział w aktualizacji polityki ochrony danych we współpracy z inspektorem ochrony danych
    oraz zadania zlecone dotyczące w szczególności:
36. przygotowywania projektów dokumentów związanych z organizacją:
    1. wyborów Prezydenta RP, wyborów do Sejmu RP i do Senatu RP, wyborów organów jednostek samorządu terytorialnego, wyborów do Parlamentu Europejskiego, referendów na terenie miasta Piły w zakresie zadań gminy i przedkładanie ich Sekretarzowi Gminy Piła;
    2. narodowego spisu powszechnego ludności i mieszkań oraz powszechnego spisu rolnego na terenie miasta Piły w zakresie zadań gminy i przedkładanie ich Sekretarzowi Gminy Piła.

Przy wydziale działają:

1. Pełnomocnik do spraw ochrony informacji niejawnych (POIN), który wykonuje zadania wynikające z przepisów o ochronie informacji niejawnych,
2. Koordynator do spraw funkcjonowania systemu kontroli zarządczej (KZ1),
3. Pełnomocnik do spraw wdrożenia systemu zarządzania ryzykiem (KZ2).

Zespół Radców Prawnych (OPR)

Zespół Radców Prawnych świadczy pomoc prawną dla urzędu i rady, polegającą w szczególności na:

1. opiniowaniu pod względem formalno–prawnym aktów prawnych organów miasta;
2. przygotowywaniu projektów aktów prawnych (w przypadkach, gdy przepisy prawa przewidują nowe zadania dla gmin);
3. udzielaniu porad i konsultacji dla poszczególnych komórek organizacyjnych;
4. sporządzaniu opinii prawnych;
5. występowaniu w charakterze pełnomocnika przed sądami i innymi organami;
6. prowadzeniu czynności administracyjno–biurowych poprzez:
   1. zakładanie teczek akt spraw prowadzonych przez poszczególnych radców prawnych,
   2. prowadzenie rejestru opinii prawnych, spraw spornych.

Pracą Zespołu Radców Prawnych koordynuje radca prawny wyznaczony przez Prezydenta Miasta Piły.

W Zespole Radców Prawnych występuje stanowisko ds. postępowań spadkowych, właściwe do koordynowania zadań związanych z podejmowaniem i prowadzeniem postępowań spadkowych w stosunku do których istnieje prawdopodobieństwo nabycia spadku przez Gminę Piła oraz przyjęciem spadku wykonywanych w Urzędzie Miasta Piły.